Rozmowa oceniająca powinna być trzecim i ostatnim etapem systemu zarządzania zespołem, w którym :
- menedżer określa jasne, konkretne i realne normy pracy oraz ustala z pracownikami listę celów i zadań, z których będą rozliczani.
- menedżer wspomaga pracowników w realizacji celów i zadań poprzez doradztwo i pomoc w rozwiązywaniu problemów.
- menedżer przeprowadza z pracownikiem rozmowę oceniającą aby:
- omówić w jakim stopniu pracownik wywiązał się z powziętych zobowiązań
- określić zarówno mocne strony pracownika jak i te wymagające poprawy
- sprecyzować potencjał i oczekiwania pracownika odnośnie własnego rozwoju
- dowiedzieć się czego pracownik oczekuje od firmy i przełożonego
- określić potrzeby szkoleniowe pracownika w odniesieniu do jego obecnych obowiązków i planowanej ścieżki kariery
- określić cele i zadania na następny okres zgodnie z potrzebami firmy
- zmotywować pracownika do realizowania wytyczonych celów
Prowadząc rozmowę oceniająca menedżer powinien:
- stworzyć atmosferę współpracy i konstruktywnego rozwiązywania problemów
- przypomnieć kluczowe działania i wcześniej ustalone cele
- poprosić pracownika o ocenę jego pracy i poczynionych postępów
- przedstawić własną ocenę pracownika poczynając od pochwał i osiągnięć
- pozwolić pracownikowi omówić szerzej swoje sukcesy i sposoby na zredukowanie słabych stron swojej pracy
- odpowiedzieć na pytania, rozwiązać punkty sporne
- ustalić plan poprawy i określić nowe cele
- podsumować spotkanie w sposób konstruktywny i motywujący