W związku z wcześniejszą nowelizacją ustawy Kodeks postępowania administracyjnego[1] dokonanej przez ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[2] wprowadzony został zapis umożliwiający wnoszenie podań drogą elektroniczną. Art. 63 § 1 kpa stanowi:
§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.”
Cyfrowy Urząd we Wrotach Małopolski to jedna pierwszych takich inicjatyw w Polsce, które umożliwiają nadanie biegu sprawy urzędowej przez wysłanie dokumentu wytworzonego w wyniku wypełnienia elektronicznego formularza (e-formularza), będącego niczym innym jak wersją elektroniczną dokumentu papierowego. Dodatkowo istnieje możliwość opatrzenia dokumentu bezpiecznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełniając tym samym wymóg ustawowy wnoszenia podań drogą elektroniczną (art. 63 § 3a kpa).
Ideą Cyfrowego Urzędu jest stworzenie „wirtualnego urzędu”, dzięki któremu społeczeństwo małopolskie mogłoby załatwiać różne sprawy urzędowe, nie chodząc do fizycznych urzędów a jedynie zasiadając przed komputerem z dostępem do Internetu. Cyfrowy Urząd ma uprościć załatwianie spraw w urzędach administracji publicznej oraz umożliwić uzyskanie na ich temat informacji. Ułatwieniem jest zebranie w jednym miejscu (w module Cyfrowy Urząd) spraw, które należą do kompetencji Urzędów Gmin, Starostw Powiatowych, Urzędu Marszałkowskiego, a także Urzędu Wojewódzkiego i innych urzędów administracji publicznej realizujących w Województwie Małopolskim elektroniczne procedury. Idea ta pociąga za sobą zwiększenie efektywności działania administracji publicznej, związanej ze świadczeniem usług publicznych, przy jednoczesnym polepszeniu przejrzystości pracy administracji.
Jest to więc wygodne narzędzie do komunikowania się obywatela (petenta) a administracją samorządową, oraz w drugą stronę – administracji samorządowej z obywatelem.
W ramach projektu podjęto współpracę z podmiotami małopolskiej administracji, w ramach której opracowywane i udostępnianie są standardy dla rozwiązań dla rozwiązań internetowych, zgodnie ze standardami wypracowanymi na poziomie ogólnopolskim. Mowa w tym przypadku jest o przygotowanych standardach wymiany dokumentów, dotyczących integracji Cyfrowego Urzędu z systemami obiegu dokumentów; standardzie XML do wymiany danych między systemami; standardzie dokumentacji projektowej i przedwdrożeniowej elektronicznych procedur, jak i wdrożenia infrastruktury kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W pilotażowym projekcie udział wzięły 22[3] (obecnie już 56 )[4] urzędy administracji publicznej (między innymi Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Małopolski Urząd Wojewódzki, Starostwo Powiatowe w Dąbrowie Tarnowskiej, Starostwo Powiatowe w Myślenicach, Urząd Miasta Brzeska, Urząd Miasta Krynica-Zdrój, Urząd Gminy Zabierzów), które opracowały 102 procedury administracyjne. Ponadto obecnie 280 urzędów wykorzystuje co najmniej jedną procedurę on-line – „sprawdzanie stanu sprawy publicznej”.
Powstanie Cyfrowego Urzędu cieszy się dużym zainteresowaniem o czym świadczy stale rosnąca liczba odwiedzin na stronach, która obecnie (dane liczbowe z sierpnia 2006) wynosi ponad 10 tysięcy miesięcznie. Użytkownicy portalu chętnie korzystają z opisów realizacji interesujących ich spraw, pobieraj ą druki wniosków i realizują sprawy (w 2005 roku zrealizowanych było ponad 150 spraw) dzięki udostępnionym mechanizmom.
Funkcjonalność i budowa Cyfrowego Urzędu
Przebieg sprawy urzędowej podlega określonej, sformalizowanej procedurze, na którą składają się zazwyczaj takie elementy jak:
- złożenie przez klienta wypełnionego dokumentu (np. wniosku) wraz z wymaganymi załącznikami we właściwym urzędzie (osobiście lub za pośrednictwem poczty) – wszczęcie sprawy,
rozpatrzenie sprawy w urzędzie, - wydanie decyzji (lub przygotowanie stosownego zaświadczenia, informacji itp.) – zakończenie sprawy.
Cyfrowy Urząd proponuje przeniesienie pierwszego elementu, rozpoczynającego bieg sprawy w urzędzie, do Internetu. Wniesiona bowiem w ten sposób dana sprawa nie zostanie załatwiona, ale rozpocznie się procedura jej załatwiania. Mając na uwadze stan legislacji w Polsce odnośnie wykorzystania nowych technik informacyjno-komunikacyjnych w administracji, wykorzystanie Internetu póki co służy do rozpoczynania spraw w urzędach, a tym samym do ograniczenia liczby wizyt w urzędzie.
W Cyfrowym Urzędzie możliwa obecnie jest realizacja 102 spraw administracyjnych w wybranych urzędach. Dostęp do procedur możliwy jest dzięki wpisaniu w oknie dowolnej przeglądarki internetowej adresu wrotamalopolski.pl/cu bądź poprzez oficjalne strony urzędowe podmiotów administracji publicznej małopolski, które przesłały deklarację o udostępnienie przez UMWM procedur administracyjnych.
Nawigacja w module obywa się poprzez wybranie odpowiedniej zakładki w menu nawigacyjnym znajdującym się po lewej stronie witryny.
Rys. 1 Strona główna Cyfrowego Urzędu, wrotamalopolski.pl/cu
Źródło: opracowanie własne.
Po lewej stronie ekranu umieszczono menu pozwalające na wybranie odpowiedniej sprawy:
- według właściwych urzędów (menu podmiotowe),
- według kategorii grupujących sprawy tematycznie (menu przedmiotowe),
- według alfabetu.
Procedury spraw urzędowych podzielono na dwie grupy:
- sprawy dla obywateli (np. zmiana nazwiska, wpis do ewidencji działalności gospodarczej)
- sprawy dla firm i instytucji (np. złożenie sprawozdania statystycznego KT- 1, zmiana wpisu do ewidencji działalności gospodarczej); na potrzeby CU do grupy „firm i instytucji” zostały zaliczone osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, ponieważ posiadają REGON.
Każda sprawa urzędowa przygotowana i udostępniona w CU posiada elektroniczny formularz, do którego dołączony został:
- opis ogólny – znajdują się w nim ogólne informacje dotyczące sposobu załatwienia danej sprawy w jakimkolwiek urzędzie dla niej właściwym bez względu na lokalizację urzędu;
- opis szczegółowy – stanowi zwinięcie opisu ogólnego, zawiera elementy wynikające z uwarunkowań lokalnych, dotyczy sposobu załatwiania danej sprawy w konkretnym urzędzie).
Opisy szczegółowe do procedur pobierane są z Biuletynu Informacji Publicznej danego urzędu.
W Cyfrowym Urzędzie możliwa jest realizacja procedury „Sprawdź stan sprawy”, która dostępna jest dla wszystkich urzędów posiadających Biuletyn Informacji Publicznej we Wrotach Małopolski (obecnie 280 podmiotów). Procedura „Sprawdź stan sprawy, jest dostępna zarówno z Cyfrowego Urzędu jak i z poziomu BIP danej jednostki administracji publicznej.
Rys. 2. Formularz logowania do procedury „sprawdź stan sprawy”
Źródło: opracowanie własne.
Identyfikacja obywatela bądź firmy i instytucji wysyłającej e-formularz odbywa się na dwa sposoby:
w oparciu o imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu tożsamości oraz REGON i NIP w przypadku firm. Poprawność numerów PESEL, NIP i REGON jest kontrolowana,
w oparciu o kwalifikowany podpis elektroniczny.
Dane umieszczone w e-formularzach są zróżnicowane i wynikaj ą ze szczególnych cech określonej sprawy administracyjnej. Każdy z nich zawiera co najmniej dane wysyłającego (imię, nazwisko, nazwa firmy, PESEL, NIP, REGON, adres zameldowania/siedziby, adres korespondencyjny oraz kontakt). Pozostałe dane, jeżeli zachodzi taka potrzeba, są również kontrolowane pod względem poprawności.
Rys. 3 Przykładowy e-formularz, dzięki któremu petent może rozpocząć sprawę Cyfrowym Urzędzie
Źródło: opracowanie własne.
Rys. 4 E-formularz w postaci graficznej
Źródło: opracowanie własne.
Następnie poprawnie wypełniony e-formularz trafia on do odpowiedniego urzędu. Przed wysłaniem istnieje możliwość wydrukowania go lub zapisania na dysku komputera. Wysłany e-formularz otrzymuje indywidualny numer Cyfrowego Urzędu, a klient wysyłający formularz dostaje zwrotną informację: pod jakim numerem CU, do kogo, w jakiej sprawie, kiedy i kto wysłał e- formularz.
Rys. 5 Każdej sprawie nadaje się indywidualny numer
Źródło: opracowanie własne.
Do każdego e-formularza wprowadzona została możliwość dodania załącznika – zeskanowanego dokumentu (pliki testowe, graficzne, arkusze kalkulacyjne) do rozpoczętej wcześniej sprawy. Załącznikami mogą być różnego rodzaju dokumenty niezbędne do prawidłowego załatwienia sprawy.
Mając na uwadze art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym Cyfrowy Urząd wprowadził możliwość wnoszenia podań do urzędu na dwa sposoby:
- wypełnienie e-formularza, dołączenie załączników i wysłanie bez podpisu.
- wypełnienie e-formularza, dołączenie załączników i ich podpisanie podpisem kwalifikowanym oraz podpisanie całego wniosku podpisem kwalifikowanym i jego wysłanie.
Cyfrowy Urząd dzięki wdrożonej infrastrukturze umożliwia podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów elektronicznych, niezbędnych przy realizacji procedur urzędowych.
Za ważną funkcjonalność systemu można uznać tworzenie w ramach Cyfrowego Urzędu profili użytkowników. Dane są zapisywane i bezpiecznie przechowywane w systemie, tak aby za każdym razem po zalogowaniu do niego była możliwość wglądu we wszystkie w sprawy jakie dotąd były realizowane w urzędzie oraz sprawy aktualnie realizowane. Stworzenie własnego profilu wiąże się również z brakiem konieczności każdorazowego wprowadzania danych identyfikujących osobę (takich jak PESEL, nr dowodu osobistego, imię i nazwisko, itp.) albowiem automatycznie mapują się (kopiują) do e-formularza.
Po wypełnieniu e-formularza istnieje możliwość podglądu dokumentu, w którym znajdują się wszystkie wprowadzone przez interesanta dane. Dokument jest w skali 1:1 i odpowiada wnioskowi papierowemu.
Rys. 6 Indywidualny profil użytkownika w CU
Źródło: opracowanie własne.
[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071; ze zm.)
[2] Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności realizujących zadania publiczne (Dz.U. 64/2005 poz. 565)
[3] Stan na grudzień 2004 r., w oparciu o informacje przekazane przez UMWM
[4] Stan na sierpień 2006 r., w oparciu o informacje przekazane przez UMWM